Overview
AON Solutions desarrolla software de gestión para asesorías y despachos profesionales, ayudándoles a gestionar procesos contables, fiscales y laborales desde una única plataforma.
Como proveedor tecnológico especializado en el sector, AON Solutions trabaja cada día con asesorías que deben gestionar grandes volúmenes de facturas mientras cumplen plazos fiscales cada vez más exigentes.
A medida que estas organizaciones crecen, también lo hace la cantidad de documentación que deben revisar y contabilizar. Aunque se trata de una tarea fundamental para garantizar la calidad del servicio, también es una de las actividades más repetitivas y consumidoras de tiempo dentro de una asesoría.
Para ayudar a sus clientes a absorber ese crecimiento sin aumentar proporcionalmente la carga operativa, AON Solutions decidió apoyarse en Invofox para automatizar el procesamiento de facturas.
Además, la automatización documental desempeña un papel importante durante los procesos de migración de nuevas asesorías a la plataforma. Al tratarse de un cambio que afecta directamente a la operativa diaria de los despachos, reducir el trabajo manual asociado a la gestión documental desde el primer día ayuda a que la transición sea más sencilla y genera mayor confianza durante la adopción del software.
Hoy, Invofox ayuda a procesar más de 450.000 facturas al año para marcas como Ayuda T Pymes e Infoautónomos, permitiendo a los asesores dedicar más tiempo a actividades de mayor valor y menos a tareas administrativas.
Este ahorro operativo no solo beneficia a las asesorías. También les permite ofrecer un mejor servicio a sus propios clientes, respondiendo con mayor rapidez, dedicando más tiempo al asesoramiento y aportando una experiencia más diferencial en un mercado cada vez más competitivo.
Cuando el volumen de trabajo deja de ser sostenible
La contabilización de facturas forma parte del día a día de cualquier asesoría.
Antes de incorporar Invofox, muchos clientes de AON Solutions seguían dependiendo de procesos manuales para revisar y contabilizar documentación. Esto no solo consumía una gran cantidad de tiempo, sino que aumentaba la probabilidad de errores cuando los equipos trabajaban bajo presión.
Según Manuel R.P., miembro del equipo de onboarding de AON Solutions y asesor de profesión, el problema nunca estuvo relacionado con la capacidad de los profesionales, sino con el volumen de trabajo que debían gestionar.
Antes o después se cuela un error. No por falta de capacidad, sino simplemente por la cantidad de trabajo manual.
Cuando aparecía una discrepancia, era necesario revisar documentos uno a uno hasta localizar el origen del problema. Este proceso generaba frustración tanto para las asesorías como para los equipos de soporte.
Hasta que encontrábamos el error, nadie respiraba tranquilo.
En periodos críticos como cierres contables o campañas fiscales, esa situación podía convertirse en una fuente constante de presión para todos los implicados.
Zapatero a tus zapatos: por qué AON Solutions eligió un especialista
AON Solutions disponía de capacidades OCR propias. Sin embargo, la compañía tomó una decisión estratégica: no dedicar recursos a competir en un ámbito que no formaba parte de su especialidad.
En lugar de invertir tiempo y esfuerzo en desarrollar tecnología documental internamente, decidió concentrarse en aquello que mejor sabe hacer: construir software de gestión para asesorías.
Para la automatización documental, buscó un partner especializado capaz de ofrecer precisión, escalabilidad y mejora continua.
Preferimos dejar la automatización documental en manos de quien realmente domina ese ámbito y dedicar nuestros esfuerzos a lo que mejor sabemos hacer.
Esta decisión permitió a AON Solutions incorporar capacidades avanzadas de automatización sin desviar recursos de su roadmap principal.
La filosofía detrás de este enfoque era clara:
Es una herramienta que ayuda a hacer tu trabajo. No hace tu trabajo por ti.
La automatización elimina tareas repetitivas, pero el criterio profesional sigue estando en manos del asesor.
Más tiempo para asesorar
Tras varios años utilizando Invofox, AON Solutions ha identificado tres beneficios principales: ahorro de tiempo, precisión superior al 90 % y una reducción significativa de los errores que requieren revisión manual.
Cada miembro del equipo recupera entre cinco y quince horas semanales que anteriormente dedicaba a revisar y contabilizar facturas manualmente.
En términos anuales, esto supone entre 260 y 780 horas recuperadas por profesional.
Ese tiempo puede invertirse en actividades que generan más valor para los clientes, desde la resolución de consultas hasta el asesoramiento estratégico. Para las asesorías, esto se traduce en una mayor capacidad para acompañar a sus clientes, resolver situaciones complejas y dedicar recursos a actividades que realmente generan valor, en lugar de invertirlos en procesos administrativos repetitivos.
Es tiempo que puedes dedicar a lo que realmente te gusta y a lo que te llevó a ser asesor: asesorar.
La automatización también permite que los profesionales se centren únicamente en aquellos documentos que requieren atención, en lugar de revisar la totalidad de las facturas procesadas.
Con más de 450.000 facturas procesadas al año y una precisión superior al 90 %, los equipos pueden dedicar menos tiempo al trabajo mecánico y más a acompañar a sus clientes.
Menos estrés, más confianza
Más allá del ahorro de tiempo, uno de los beneficios más valorados por las asesorías ha sido la tranquilidad operativa.
Saber que cada factura pasa por una capa adicional de validación automatizada reduce el riesgo de errores y aporta una mayor confianza durante los momentos de máxima carga de trabajo.
Esto permite reducir descuadres, minimizar revisiones innecesarias y trabajar con mayor seguridad incluso durante los periodos más exigentes del calendario fiscal.
Para equipos que operan constantemente bajo presión, esa confianza se traduce en una mejor experiencia tanto para los profesionales como para sus clientes.
Una colaboración a largo plazo
Para AON Solutions, la experiencia con Invofox va más allá de la tecnología.
La compañía destaca especialmente la cercanía del equipo, la rapidez de respuesta y la capacidad para adaptarse cuando surgen nuevas necesidades o ajustes específicos.
La experiencia ha sido muy buena. Ha sido cercana y resolutiva.
Especialmente durante momentos críticos como cierres contables o campañas fiscales, contar con un partner ágil y accesible ha sido un factor diferencial.
La respuesta ha sido rápida y útil, que al fin y al cabo es lo que más valoras cuando trabajas con plazos.
Mirando al futuro
Para AON Solutions, la automatización documental se ha convertido en una pieza clave para ayudar a las asesorías a crecer sin aumentar proporcionalmente la carga operativa de sus equipos.
A medida que el volumen de documentación sigue creciendo, la combinación entre automatización y conocimiento experto seguirá siendo fundamental para ofrecer un servicio eficiente y de alta calidad.
Al eliminar tareas repetitivas y reducir el esfuerzo administrativo, los profesionales pueden dedicar más tiempo a aquello que realmente aporta valor: acompañar a sus clientes, resolver problemas complejos y ayudarles a tomar mejores decisiones.
Para AON Solutions, esta combinación entre automatización y conocimiento experto no solo mejora la eficiencia interna de las asesorías, sino que también les ayuda a ofrecer una experiencia de mayor calidad a sus propios clientes y a diferenciarse en un mercado cada vez más competitivo.