Overview
Octupus Technologies es una compañía española de consultoría y software centrada en la transformación digital a través de implementaciones basadas en Odoo. Como partners tecnológicos de confianza, el equipo trabaja codo con codo con sus clientes para entender sus necesidades y entregar soluciones a medida que simplifican y estandarizan las operaciones del negocio.
Como partner líder de Odoo en Madrid, Octupus va más allá de la implementación — ofrece guía, soporte y formación para ayudar a las compañías a adoptar software que pueda adaptarse y escalar a medida que su negocio evoluciona. En la práctica, esto a menudo significa combinar plataformas ERP con tecnologías adicionales que abordan retos complejos del mundo real.
En proyectos recientes, Octupus ha trabajado cada vez más con digitalización documental y detección de patrones impulsada por IA, ayudando a sus clientes a extraer e interpretar datos de una gran variedad de tipos de documentos. Uno de esos proyectos consistía en automatizar el análisis de informes periciales para un cliente que necesitaba revisar grandes volúmenes de documentos complejos de forma recurrente.
Esos informes periciales solían abarcar varias páginas, requerían comparar KPIs y exigían una validación precisa. La revisión manual llevaba horas, generando cuellos de botella y limitando la escalabilidad. Para entregar la velocidad y fiabilidad que su cliente exigía, Octupus necesitaba una plataforma de procesado de documentos capaz de gestionar documentos de alta complejidad e integrarse sin fricción en sus aplicaciones existentes.
El reto: automatizar un workflow de revisión de jornada completa
Antes de implementar Invofox, el cliente de Octupus dedicaba unas ocho horas a revisar manualmente cada informe pericial, haciendo el proceso de análisis lento y difícil de escalar.
La revisión de esos documentos exigía inspección manual de PDFs, identificación de KPIs y validación de la información extraída — todo lo cual consumía un tiempo significativo.
El equipo evaluó otras herramientas de OCR e IA, incluyendo Mindee, pero descubrió que esas soluciones encajaban mejor con casos de uso más simples y ofrecían soporte humano limitado para proyectos complejos.
Para este proyecto, una extracción precisa y la visibilidad clara de dónde aparecía cada información clave dentro del documento eran críticas, ya que los datos extraídos alimentaban directamente análisis y cálculos posteriores.
Para cubrir las necesidades de su cliente, Octupus requería una solución que pudiera:
- Entregar extracción rápida y precisa sobre documentos complejos
- Soportar la revisión de al menos 200 informes periciales al mes
- Integrarse directamente en sus aplicaciones Node.js existentes
- Ofrecer soporte accesible y cercano para casos de uso complejos
- Permitir combinar los datos extraídos con su propia lógica y cálculos
Por qué Octupus eligió Invofox
Tras evaluar alternativas, Octupus seleccionó Invofox por tres motivos principales:
1. Partnership humano + profundidad técnica
Tener un punto de contacto directo y accesible marca una diferencia enorme. Con Invofox te sientes apoyado.
Mientras otras herramientas operaban como SaaS puro con soporte humano limitado, el enfoque colaborativo de Invofox — incluida la comunicación directa con un equipo real y accesible — fue un diferencial clave.
2. Precisión y velocidad sobre documentos reales
Octupus probó Invofox sobre múltiples tipos de documentos reales, incluyendo documentos de identidad, facturas e informes periciales. Desde las primeras pruebas hasta el uso en producción, la plataforma entregó de forma consistente procesado rápido y precisión fiable — incluso en documentos complejos con múltiples campos y requisitos de validación.
La capacidad de Invofox para extraer datos estructurados rápidamente y volcarlos directamente en los cálculos y resúmenes propios de Octupus era especialmente importante. En proyectos donde los datos extraídos son la base para análisis posteriores, la velocidad no bastaba — la precisión y la consistencia eran críticas. Invofox demostró ser capaz de sostener todo el workflow de análisis sin introducir inestabilidad ni retrabajo manual.
3. Una API escalable y developer-friendly
Michel y el equipo técnico construyeron una integración Node.js completa con colas, reintentos y lógica custom:
- Procesado basado en webhooks
- Mappings completados rápidamente
- Un workflow automatizado que combina extracción documental con cálculos y resúmenes internos
Prácticamente hemos completado una integración Node.js entera con vuestra herramienta. Es un sistema robusto y escalable apoyado en vuestro backend.
De horas a segundos: resultados que transforman las operaciones
8 horas → menos de 10 segundos
El cliente de Octupus pasó de dedicar una jornada entera a analizar informes periciales a recibir resultados casi al instante.
Probaron analizar cinco o seis informes en paralelo y en menos de diez segundos ya tenían resultados. La diferencia es enorme.
200 informes al mes procesados sin esfuerzo
Invofox gestiona ahora la capa de extracción — la parte más lenta del workflow anterior — mientras Octupus añade la lógica de negocio, cálculos, comparaciones y resúmenes.
Ya no hay que abrir el PDF
Una de las victorias fue la capa custom de mapeo de coordenadas de KPIs que construyó Octupus:
- Usan la extracción de Invofox para detectar campos.
- Construyeron lógica para localizar dónde aparece cada KPI dentro del PDF.
- El sistema marca posibles inconsistencias y permite a los usuarios confirmar coincidencias.
- Los clientes ya no descargan ni abren el PDF.
Esto da a los usuarios finales visibilidad clara sin tener que revisar PDFs manualmente.
Un sistema escalable listo para futuros clientes
Con una integración robusta y escalable en marcha, Octupus planea seguir usando esta arquitectura para futuros clientes con necesidades avanzadas de procesado de documentos.
Una colaboración que habilita el crecimiento
Octupus destacó el valor del soporte y la colaboración directa de Invofox al trabajar con casos de uso complejos.
Cuando un proyecto necesita personas detrás, hace falta que respondan. Por eso os elegimos — y ahora que vemos resultados, estamos planeando nuevas posibilidades.
También compartieron feedback de producto, especialmente en torno al entrenamiento de documentos y a una documentación más clara. Como respuesta, Invofox indicó que un nuevo Developer Portal con documentación más completa está a punto de lanzarse.
Lo siguiente: escalar la automatización documental entre clientes
Con su proyecto actual ya generando ingresos y en producción, Octupus planea:
- Aplicar este enfoque a proyectos similares de otros clientes
- Seguir usando Invofox para distintos tipos de documentos
- Aprovechar las nuevas capacidades de entrenamiento y documentación cuando se publiquen
- Seguir embebiendo la automatización documental en sus aplicaciones existentes
Como explicó Sergio, los resultados han llevado a Octupus a continuar — y potencialmente ampliar — su colaboración con Invofox:
Invofox funciona muy bien — extremadamente rápido, muy preciso. Pensamos seguir usándolo y posiblemente firmar más contratos en el futuro.