Octupus Technologies necesitaba automatizar la revisión de alrededor de 200 informes periciales al mes. Sus clientes dedicaban hasta una jornada laboral completa a analizar manualmente los documentos, comparar KPIs y validar información distribuida en múltiples páginas.
Al integrar la plataforma de procesamiento documental basada en IA de Invofox y combinarla con su propia lógica de negocio, Octupus desarrolló un flujo de trabajo sólido y escalable que realiza la extracción de datos y permite llevar a cabo cálculos y comparaciones en cuestión de segundos, todo integrado en su entorno Node.js.
Un proceso que antes requería unas ocho horas de revisión manual ahora se completa en menos de diez segundos, lo que permite procesar hasta 200 informes periciales al mes con rapidez, consistencia y una mínima intervención humana.
Octupus Technologies es una empresa española de consultoría y software especializada en transformación digital a través de implementaciones basadas en Odoo. Como partner tecnológico de confianza, el equipo trabaja estrechamente con sus clientes para comprender sus necesidades y ofrecer soluciones personalizadas que simplifican y estandarizan los procesos empresariales.
Como principal partner de Odoo en Madrid, Octupus va más allá de la mera implementación técnica. La compañía ofrece acompañamiento, soporte y formación, ayudando a las empresas a adoptar soluciones de software que puedan adaptarse y crecer a medida que evoluciona su negocio.
En muchos de estos proyectos, la digitalización documental y el uso de inteligencia artificial juegan un papel clave. Octupus trabaja con documentos complejos —como informes periciales, facturas, formularios estructurados y documentos de identidad— donde la extracción precisa de datos es esencial para poder escalar operaciones.
En uno de sus proyectos más relevantes, Octupus se enfrentó al reto de automatizar el análisis de informes periciales para un cliente que debía revisar grandes volúmenes de documentación de forma recurrente. Estos informes solían tener varias páginas, requerían comparaciones de KPIs y exigían una validación extremadamente precisa. La revisión manual generaba cuellos de botella y limitaba la capacidad de crecimiento.
Para poder ofrecer la velocidad y fiabilidad que su cliente necesitaba, Octupus requería una plataforma de procesamiento documental capaz de manejar documentos de alta complejidad e integrarse sin fricciones en sus aplicaciones existentes.
Antes de implementar Invofox, el cliente de Octupus dedicaba alrededor de ocho horas a revisar manualmente los informes periciales. Este proceso implicaba revisar los PDFs, localizar los KPIs relevantes, validar los datos y comparar resultados, lo que hacía que el análisis fuera lento y difícil de escalar.
El equipo evaluó distintas herramientas de OCR e IA, incluida Mindee, pero comprobó que estas soluciones estaban mejor orientadas a casos de uso más sencillos y ofrecían un soporte humano limitado cuando el proyecto requería ajustes, refinamiento o lógica personalizada.
En este caso, no bastaba con extraer texto. Era fundamental saber exactamente dónde aparecía la información clave dentro de cada documento, ya que los datos extraídos se utilizaban directamente en cálculos y análisis posteriores que influían en la toma de decisiones.
Para satisfacer las necesidades del proyecto, Octupus necesitaba una solución que pudiera:
Tras evaluar distintas alternativas, Octupus seleccionó Invofox por tres razones principales.
“Tener un punto de contacto directo y accesible marca una gran diferencia. Con Invofox, te sientes acompañado.”
Sergio González Morales, CEO de Octupus Technologies
Mientras que otras herramientas funcionaban como soluciones SaaS puras con un soporte limitado, el enfoque colaborativo de Invofox — basado en la comunicación directa con un equipo real y accesible — fue un factor decisivo para Octupus.
Octupus probó Invofox con distintos tipos de documentos reales, incluidos documentos de identidad, facturas e informes periciales. Desde las primeras pruebas hasta el uso en producción, la plataforma demostró un procesamiento rápido y una precisión consistente, incluso en documentos complejos con múltiples campos y requisitos de validación.
La capacidad de Invofox para extraer datos estructurados con rapidez y alimentar directamente los cálculos, comparaciones y resúmenes desarrollados por Octupus fue clave. En proyectos donde los datos extraídos constituyen la base del análisis posterior, la velocidad por sí sola no es suficiente: la fiabilidad y la consistencia son esenciales.
El equipo técnico de Octupus construyó una integración completa en Node.js, incorporando colas, reintentos y lógica personalizada para garantizar un procesamiento robusto y escalable.
“Hemos completado prácticamente una integración completa en Node.js con vuestra herramienta. Es un sistema robusto y escalable que se apoya en vuestro backend.”
Michel Yanes, Project & Technical Leader, Octupus Technologies
El cliente de Octupus pasó de dedicar una jornada laboral completa al análisis de informes periciales a obtener resultados casi al instante.
“Han probado a analizar cinco o seis informes en paralelo y, en menos de diez segundos, ya tenían resultados. La diferencia es enorme.”
Michel Yanes, Project & Technical Leader, Octupus Technologies
Actualmente, Invofox se encarga de la capa de extracción —el punto más lento del flujo de trabajo anterior— mientras que Octupus añade su lógica de negocio, cálculos, comparaciones y resúmenes de forma automática.
Uno de los mayores avances fue la capa personalizada de localización de KPIs desarrollada por Octupus:
Esto permite una visibilidad clara y reduce drásticamente el tiempo de revisión.
Con una integración sólida y estable ya en producción, Octupus planea reutilizar esta arquitectura en futuros proyectos con clientes que requieran capacidades avanzadas de procesamiento documental.
Octupus destacó el valor del acompañamiento de Invofox a la hora de resolver casos complejos, entrenar nuevos campos y ajustar la extracción a documentos reales.
“Cuando un proyecto necesita personas detrás, hace falta que respondan. Por eso os elegimos y ahora que vemos los resultados, nos planteamos otras posibilidades en el futuro.”
Sergio González Morales, CEO de Octupus Technologies
Además, el equipo compartió feedback sobre la necesidad de una documentación más clara en el proceso de entrenamiento de documentos. Invofox ha tenido en cuenta estas aportaciones y está a punto de lanzar un nuevo Developer Portal con documentación mucho más completa.
Con su proyecto actual ya en producción y generando ingresos, Octupus planea:
Como explicó Sergio, los resultados obtenidos han llevado a Octupus a mantener y potencialmente ampliar su colaboración con Invofox:
“Invofox funciona muy bien: es extremadamente rápido y muy preciso. Tenemos previsto seguir utilizándolo y posiblemente firmar más contratos en el futuro.”
Utilizado por más de 150 empresas.
